Skaitmeninės apskaitos istorija – nuo šeštojo dešimtmečio iki šiandien.

Nepaisant to, kad apskaitos programinė įranga yra prieinama jau seniai, daugelis pagrindinių buhalterijos užduočių vis dar atliekamos rankiniu būdu. Sąskaitos faktūros tebėra įvedamos rankomis, sandoriai koduojami rankiniu būdu, o buhalteriai didžiąją laiko dalį skiria mažos vertės administraciniam darbui. Problema yra ne technologijų trūkumas, o lėtas jų įdiegimas, suskaidytos sistemos ir niekada iki galo neautomatizuoti darbo srautai – tai riboja efektyvumą ir neleidžia apskaitos komandoms užsiimti vertingesne analize.

Ankstyvoji kompiuterizuota apskaita (1950–1970 m.)

Pirmą kartą kompiuteriai apskaitoje buvo panaudoti dar 1950-aisiais. 1955 m. „General Electric“ tapo pirmąja įmone, įsigijusia kompiuterį apskaitos tikslams (darbo užmokesčio apskaitai)[1]. 1960-aisiais didelės įmonės pradėjo diegti pagrindinių kompiuterių pagrindu veikiančias apskaitos sistemas kaip dalį ankstyvųjų elektroninių duomenų apdorojimo sistemų[2]. Šios ankstyvosios sistemos pagal šiandienos standartus buvo primityvios ir dažnai kuriamos pagal užsakymą tokioms užduotims kaip bendroji buhalterinė knyga ir darbo užmokesčio apskaita. Nors jos buvo novatoriškos, jos buvo brangios ir jas naudojo daugiausia didžiosios korporacijos bei vyriausybinės agentūros – jos dar nebuvo „populiarios“ ta prasme, kad jas plačiai naudotų visos įmonės.
1970-aisiais apskaitos programinė įranga palaipsniui tapo prieinamesnė. Mini kompiuterių ir paruoštų sprendimų (pvz., bendrųjų apskaitos knygų programų) atsiradimas padarė kompiuterizuotą apskaitą šiek tiek patogesnę naudoti[3]. Vis dėlto didžiąją šio laikotarpio dalį kompiuterizuota apskaita buvo prieinama tik toms organizacijoms, kurios galėjo sau leisti įsigyti specializuotus kompiuterius ir samdyti IT specialistus. Taigi apskaitos programinės įrangos išradimą galima priskirti 1950–1960 m. didžiųjų kompiuterių erai, tačiau ji bent du dešimtmečius išliko nišiniu įrankiu.

Apskaitos programinės įrangos iškilimas 1980-aisiais ir 1990-aisiais

Lemiamas veiksnys, paskatinęs skaitmeninės apskaitos populiarėjimą, buvo asmeninių kompiuterių revoliucija. 1978 m. buvo išleista pirmoji elektroninė skaičiuoklė („VisiCalc“), leidžianti atlikti finansinius skaičiavimus mikrokompiuteryje, o tais pačiais metais „Peachtree Software“ išleido apskaitos programinės įrangos paketą, skirtą pirmiesiems asmeniniams kompiuteriams[4]. Staiga mažesnės įmonės galėjo naudoti prieinamus kompiuterius buhalterijai tvarkyti vietoj brangių didžiųjų kompiuterių. Iki 1980-ųjų pradžios rinkoje pasirodė dar daugiau vartotojui patogių apskaitos programų. Pavyzdžiui, 1983 m. buvo išleista „Intuit“ programa „Quicken“ (skirta asmeninių finansų tvarkymui), kuri neapskaitininkams suteikė galimybę naudotis lengvai suprantamomis sąsajomis[5]. Specializuotos smulkiųjų įmonių apskaitos sistemos, tokios kaip „QuickBooks“ (pasirodžiusi 1980-aisiais ir įgavusi populiarumą 1990-aisiais), dar labiau paskatino kompiuterizuotos apskaitos diegimą[6][7].

Apskaitos programinė įranga plačiai paplito maždaug 1980-ųjų viduryje. Praėjus maždaug 30 metų nuo pirmųjų didžiųjų kompiuterių sprendimų, asmeninių kompiuterių pagrįsta apskaita tapo įprasta praktika. Iki 1985 m. asmeniniai kompiuteriai su apskaitos programine įranga tapo neatsiejama daugelio verslo biurų visame pasaulyje dalimi[5]. Kitaip tariant, tai, kas prasidėjo kaip naujovė 1950-aisiais, tikrai išpopuliarėjo tik 1980-aisiais, kai technologija tapo pakankamai pigi ir prieinama. 1980-ųjų pabaigoje ir 1990-aisiais vyko tolesnė plėtra, atsirado sudėtingesnės sistemos (pavyzdžiui, ERP paketai didelėse įmonėse), o 2000-aisiais galiausiai buvo pereita prie debesų pagrįstos apskaitos. Tačiau pagrindinis populiarumo lūžio taškas buvo 1980-ųjų asmeninių kompiuterių era – nuo išradimo iki visuotinio paplitimo praėjo keletas dešimtmečių.

Iki šiol buhalterijoje tebevyksta rankinis darbas

Ironiška, bet net praėjus dešimtmečiams po to, kai tapo prieinama apskaitos programinė įranga, stebėtinai didelė apskaitos darbo dalis vis dar atliekama rankiniu būdu. Daugybė apklausų ir tyrimų JAV bei Europoje rodo, kad apskaitos automatizavimas toli gražu nėra baigtas. Iš tiesų, daugelis apskaitininkų teigia, kad daugiau nei pusė jų kasdienių procesų nėra automatizuota[8]. 2023 m. Jungtinėje Karalystėje atlikta sektoriaus apklausa parodė, kad vidutiniškai automatizuota tik 26–50 % apskaitos užduočių – tai reiškia, kad maždaug pusė (ar daugiau) visų užduočių vis dar atliekama rankiniu būdu[9]. Apskaitininkai ir buhalteriai ir toliau skiria daug laiko duomenų įvedimui, sandorių kodavimui ir kitoms mažai technologijų reikalaujančioms užduotims.

Kai kurie naujausi duomenys apie rankinį darbo krūvį apskaitoje tai iliustruoja:

• Rankinis sąskaitų faktūrų duomenų įvedimas: vidutiniškai apie 57 % visos sąskaitų faktūrų informacijos (sąskaitų, pirkimo sąskaitų faktūrų, išlaidų kvitų) į sistemas tenka įvesti rankiniu būdu[10]. Mažesnėse įmonėse ši tendencija dar ryškesnė – manoma, kad 86 % mažųjų ir vidutinių įmonių (MVĮ) sąskaitų faktūrų duomenis vis dar įveda rankiniu būdu[11]. Vidutinio dydžio įmonės nuo jų nedaug atsilieka (apie 65 % sąskaitų faktūrų įvedama rankiniu būdu), o didesnės įmonės yra labiau automatizavusios šį procesą (tik ~22 % didelių įmonių vis dar naudoja rankinį sąskaitų faktūrų įvedimą)[11]. Tai rodo, kad visose išsivysčiusiose šalyse, nuo JAV iki Europos, sąskaitų faktūrų ir išlaidų įvedimas tebėra plačiai paplitęs, ypač mažose ir vidutinėse organizacijose. Pažymėtina, kad vieno šaltinio duomenimis tik 5 % kreditorinių sąskaitų tvarkymo komandų turi visiškai automatizuotą sąskaitų faktūrų apdorojimo procesą, o tai pabrėžia, kiek daug įmonių vis dar tvarko sąskaitas faktūras taikydamos daug darbo jėgos reikalaujančius procesus[12].
• Laikas, skiriamas rankinėms užduotims: Šiandien buhalteriai didelę dalį savo darbo laiko skiria rankiniam apdorojimui. Tyrimai parodė, kad maždaug 30 % buhalterio laiko skiriama rankiniam duomenų įvedimui ir sandorių suderinimui (pvz., skaičių įvedimui, kvitų suderinimui)[13]. Atsižvelgiant į visas buhalterines administracines užduotis (dokumentų tvarkymą, sandorių įrašymą į apskaitos knygą, trūkstamos informacijos paiešką ir pan.), bendra rankinėms užduotims skirta laiko dalis dar labiau padidėja – pagal vieną vertinimą, apie 63 % buhalterių laiko sugėria tokie rankiniai procesai[14]. Kitaip tariant, gerokai daugiau nei pusę tipinio buhalterio darbo dienos gali sudaryti darbas, kurį galėtų atlikti apskaitos programinė įranga, jei ji būtų visapusiškai išnaudojama. Tai apima tokius dalykus kaip pirkimo sąskaitų faktūrų įvedimas rankiniu būdu, išlaidų priskyrimas tinkamoms sąskaitoms ir duomenų iš kvitų įvedimas, o ne finansinių ataskaitų peržiūra ar analizė.
• Automatizavimo potencialas: Didelė rankinio darbo našta išlieka ne todėl, kad apskaitos užduočių negalima automatizuoti, bet dažnai dėl lėto technologijų diegimo arba suskaidytų sistemų. Iš tiesų, apskaičiuota, kad apie 86 % užduočių, kurias atlieka apskaitininkai ir buhalteriai, būtų galima automatizuoti naudojant dabartines technologijas[15]. Tačiau, kaip jau minėta, praktikoje daugelyje įmonių automatizuota yra mažiau nei pusė procesų. Šis atotrūkis rodo didžiulį potencialą sutaupyti laiko – ir paaiškina, kodėl 56 % apskaitininkų teigia, kad jaučiasi prislėgti kasdieniškų, rankinių darbų, kurie trukdo jiems užsiimti vertingesne veikla[16]. Kol nebus visiškai įdiegtos pažangesnės programinės įrangos priemonės (tokios kaip OCR duomenų surinkimas, banko duomenų srautų integracija, AI pagrįstas kategorizavimas ir pan.), buhalteriai ir toliau didžiąją dienos dalį skirs duomenų įvedimui ir panašioms rankinėms užduotims.

Apibendrinant galima pasakyti, kad kompiuterizuota apskaita egzistuoja jau gerokai daugiau nei pusę amžiaus ir tapo įprasta prieš kelis dešimtmečius, tačiau ji nepašalino rankinio buhalterinio darbo. Daugelis apskaitos darbo srautų išsivysčiusiose šalyse (JAV, Europoje ir kt.) vis dar apima rankinį duomenų iš sąskaitų faktūrų ir kvitų įvedimą, rankinį sandorių kodavimą ir kitas laiko atimiančias užduotis. Padėtis palaipsniui gerėja, nes plinta naujos automatizavimo priemonės – pavyzdžiui, debesų apskaitos platformos ir dirbtinio intelekto pagrįsta programinė įranga gali automatiškai importuoti banko operacijas ar net suskirstyti išlaidas į kategorijas – tačiau, remiantis naujausiais duomenimis, ši profesija tebėra labai priklausoma nuo rankinio darbo. Ši ilgalaikė realybė išryškina kontrastą apskaitos evoliucijoje: turime galingą programinę įrangą, tačiau didelė dalis buhalterinio darbo vis dar atliekama senamadišku būdu – žmogaus rankomis įvedant ir tvarkant finansinius duomenis[8][17]. Ateities iššūkis (ir galimybė) – paspartinti technologijų diegimą, kad apskaitininkai ir buhalteriai galėtų skirti mažiau laiko varginančiam darbui ir daugiau – analizei bei strateginiam darbui.

Šaltiniai: Istorinė chronologija ir diegimo detalės pagrįstos dokumentuotais apskaitos technologijų etapais[1][4][5]. Statistika apie rankinio buhalterinės apskaitos darbo krūvį pateikiama remiantis naujausiais apklausų ir tyrimų duomenimis, surinktais iš apskaitos specialistų ir įmonių JAV bei Jungtinėje Karalystėje[10][11][13][14], kurie iliustruoja, kokia didelė dalis šiandienos apskaitos darbo vis dar atliekama rankiniu būdu.

[1] [7] Apskaitos istorija: kaip ji kito laikui bėgant | „Maryville Online“
https://online.maryville.edu/blog/history-of-accounting/
[2] [3] Apskaitos technologijų istorija: nuo molio iki debesų programinės
įrangos https://www.netgain.tech/blog/history-of-accounting-technology
[4] [5] [6] Apskaitos programinės įrangos istorija: nuo popieriaus iki debesų | „4Sight Group“
https://4sight.group/blog/history-accounting-software-paper-cloud/
[8] [13] Kaip apskaitininkai kas savaitę sutaupo valandų naudodamiesi „Uncat“ automatizuotu kategorizavimu — „Uncat“
https://www.uncat.com/blog/how-accountants-save-hours-every-week-with-uncats-automated-categorization
[9] [16] Rutiniški ir rankiniai darbai: „Dext“ tyrimas atskleidžia, kad beveik 60 % buhalterių per daug laiko skiria rankiniams darbams | „Bdaily“
https://bdaily.co.uk/articles/2023/05/10/rutininės-ir-rankinės-užduotys-„Dext“-apklausa-rodo-kad-beveik-60-proc.-apskaitininkų-skiria-per-daug-laiko-rankinėms-užduotims
[10] [11] [12] Sąskaitų faktūrų išrašymo statistika :: „Skynova“
https://www.skynova.com/blog/invoicing-statistics
[14] [17] Apskaitos paruošiamųjų užduočių efektyvumo vertinimas pagal pramonės standartus | AccountingWEB
https://www.accountingweb.co.uk/community/industry-insights/assess-the-efficiency-of-pre-accounting-tasks-against-industry-standards
[15] Ką daro buhalteris? Pareigos, įgūdžiai ir tendencijos
https://bachelors-completion.northeastern.edu/knowledge-hub/what-does-an-accountant-do/