„Scandagra“ sėkmės istorija – efektyvus sąskaitų procesas be popieriaus.

Kaip „Scandagra“ su „Fitek“ skaitmenizavo pirkimo sąskaitų faktūrų apdorojimo procesą

„Scandagra“ – tai tarptautinė žemės ūkio įmonė, veikianti Estijoje, Latvijoje ir Lietuvoje, priklausanti Danijos ir Švedijos akcininkams. Pagrindinė „Scandagra Estonia“ veikla apima gyvūnų pašarų gamybą ir pardavimą, grūdų bei rapsų pirkimą, taip pat prekybą sėklomis, trąšomis ir augalų apsaugos priemonėmis. Įmonės pašarų produktai skirti įvairiems gyvuliams ir akvakultūrai – nuo galvijų ir kiaulių iki triušių ir karpių. Estijoje „Scandagra“ turi biurus Jūryje, Tartu ir Viljandi, taip pat aštuonias mažmeninės prekybos parduotuves ir internetinę parduotuvę, kurioje siūlomas platus žemės ūkio ir sodo reikmenų asortimentas.

Kiekvienos efektyviai veikiančios įmonės tikslas – popieriaus nenaudojanti ekonomika

Egely Kink, „Scandagra“ finansų kontrolierė.

Rankinis patvirtinimas ir suskaidyti procesai

Prieš įdiegiant „Fitek“, pirkimo sąskaitų apdorojimas „Scandagra“ vyko visiškai rankiniu būdu. Pagal įmonės politiką prieš apmokėjimą kiekviena sąskaita turėjo būti fiziškai pasirašyta, o tai sukeldavo nereikalingą popierizmo naštą, vėlavimus ir kartais – nusivylimą tiek finansų skyriuje, tiek visose veiklos komandose. Dažnai sąskaita pirmiausia būdavo patvirtinama el. paštu, apdorojama apskaitos programoje, atspausdinama pasirašyti, o tada archyvuojama popierine forma – tai buvo lėtas, pasikartojantis procesas, kuriame dažnai susidarydavo kliūčių.

Optimizuoti ir visiškai skaitmeniniai darbo srautai

„Scandagra“ skaitmeninimo kelionė prasidėjo nuo elektroninių sąskaitų faktūrų įdiegimo ir PDF sąskaitų faktūrų skaitmeninimo. Kai sąskaitos tapo kompiuteriui skaitomos, buvo lengva įdiegti elektroninius patvirtinimo darbo srautus ir automatizuotą sąskaitų kodavimą. Šie patobulinimai taip pat leido sukurti centralizuotą skaitmeninį archyvą, leidžiantį įgaliotiems darbuotojams bet kuriuo metu ieškoti, peržiūrėti ir gauti dokumentus – tiek biure, tiek dirbant nuotoliniu būdu.

„Fitek“ padėjo mums atsikratyti senų įpročių ir sukurti struktūrizuotą, greitą ir skaidrią sistemą, kuri palengvina mūsų kasdienį darbą. Automatinis kodavimas ir elektroninis patvirtinimas buvo didelis žingsnis į priekį

Greitesnis patvirtinimas, mažiau rankinio darbo

Šiandien pirkimo sąskaitos faktūros automatiškai nukreipiamos tinkamam asmeniui patvirtinti ir gali būti patvirtintos vos keliais paspaudimais – net ir iš mobiliojo telefono. Tai žymiai sumažino riziką, kad sąskaitos faktūros užstrigs patvirtinimo procese ir vėluos mokėjimai. Automatinis kodavimas pašalino būtinybę rankiniu būdu priskirti pasikartojančias išlaidas sąskaitoms, sutaupydamas buhalterių laiką ir sumažindamas klaidų riziką.

Žvelgdama į ateitį, „Scandagra“ ruošiasi įdiegti būsimą „Fitek“ integraciją su tarptautiniu elektroninių sąskaitų faktūrų tinklu „Peppol“, kuri supaprastins sąskaitų faktūrų išrašymą užsienio partneriams. Įmonė taip pat laukia transporto priemonės kelionės žurnalo funkcijos paleidimo, kuri suteiks darbuotojams veiksmingą būdą atsiskaityti už verslo keliones. Abi funkcijos yra „Fitek“ plėtros plane ir netrukus bus prieinamos klientams.