„Elis Textile Service“ sėkmės istorija: sąskaitų apdorojimo automatizavimas su „Fitek“

Ar jūsų įmonė gauna sąskaitas įvairiais formatais – popierines, PDF ir elektronines? Ar patvirtinimai vis dar tvarkomi per elektroninio pašto grandines arba popierinius parašus? Sužinokite, kaip „Elis“ automatizavo tiekėjų sąskaitų apdorojimą naudodama „Fitek“ sistemą, taip padarydama finansų darbo srautus greitesnius, efektyvesnius ir lengviau valdomus.

„Elis Textile Service“ yra viena iš pirmaujančių Europos tekstilės nuomos ir priežiūros paslaugų, higienos sprendimų, darbo drabužių, įėjimo kilimėlių, pramoninių rankšluosčių ir kenkėjų kontrolės teikėjų. Įmonė naudoja „Excellent Standard ERP“ kartu su „Fitek“, kad automatizuotų savo apskaitos procesus.

Ką „Elis“ automatizavo?

Baltijos šalių finansų kontrolierius Ojārs Dāvis Zondaks išskiria tris pagrindinius „Fitek“ naudojimo privalumus.

1. Viena platforma visoms sąskaitoms

„Elis“ gauna sąskaitas įvairiais formatais, įskaitant PDF, popierines sąskaitas ir e. sąskaitas. Šiandien jos visos surenkamos, peržiūrimos ir tvirtinamos vienoje platformoje.

„Mums nebereikia galvoti, kaip atskirai priimti, apdoroti ir nukreipti kiekvieną sąskaitos faktūros formatą.“

2. Automatizuoti patvirtinimo procesai

Prieš pradedant naudoti „Fitek“, sąskaitų patvirtinimui reikėdavo elektroninių laiškų ir parašų ant popieriaus. Dabar sąskaitos automatiškai nukreipiamos atsižvelgiant į tiekėją, sąskaitos sumą ir kitas verslo taisykles. Patvirtinus sąskaitą, ji automatiškai perduodama kitam tvirtintojui, o priminimai padeda užtikrinti, kad procesas vyktų sklandžiai. Darbuotojai taip pat gali patvirtinti sąskaitas naudodamiesi „Fitek“ mobiliąja programėle.

Pasak Ojāro, ši automatizacija darbuotojams sutaupo daug laiko.

3. Automatizuoti apskaitos įrašai

Remdamasi ankstesniais apskaitos duomenimis, „Fitek“ automatiškai priskiria, suskaido ir įrašo sąskaitas pagal iš anksto nustatytas taisykles, prieš joms patekant į tvirtinimo procesą. Darbuotojai nebeturi gaišti laiko pasikartojančioms rankinėms apskaitos užduotims.

Sudėtingas pavyzdys: LMT sąskaitos faktūros

LMT sąskaitos faktūros, dažnai siekiančios apie 20 puslapių, anksčiau buvo vieni iš labiausiai laiko reikalaujančių dokumentų, nes išlaidas reikėdavo paskirstyti atskiriems darbuotojams ir išlaidų centrams.

Dabar LMT e-sąskaitos faktūros gaunamos tiesiai į „Fitek“. Reikalingi duomenys pateikiami „Excel“ formatu, todėl juos lengva importuoti ir eksportuoti, o tai pašalina didžiąją dalį rankinio darbo tiek personalo, tiek apskaitos skyriams.

Pasak Ojāro, „Excel“ naudojamas tik šioms sąskaitoms, nes jame pateikiama aiškiausia apžvalga. Dauguma kitų sąskaitų apdorojimo veiksmų „Fitek“ sistemoje yra visiškai automatizuoti.

Didžiausias iššūkis – pirmasis mėnuo

Automatizavimo nustatymas yra palyginti nesudėtingas. Didžiausias darbas tenka pirmajam mėnesiui, kai apibrėžiamos patvirtinimo darbo eigos ir apskaitos taisyklės.

Kai šios taisyklės įdiegiamos, „Fitek“ automatiškai taiko anksčiau nustatytą apskaitos logiką būsimoms sąskaitoms. Apskaitininkai tiesiog peržiūri siūlomus įrašus prieš sąskaitas perkeliant į ERP sistemą ir paruošiant mokėjimui.

Elektroninės sąskaitos sutaupo laiko ir išteklių

„Fitek“ Latvijos padalinio vadovė Ieva Gaile teigia, kad elektroninės sąskaitos-faktūros žymiai sumažina rankinį duomenų įvedimą, dokumentų skaitmeninimą ir klaidų riziką.

Darbas su struktūrizuotais sąskaitų duomenimis palengvina automatizavimą, taupo laiką ir pinigus bei sumažina rankinio tikrinimo poreikį.

Kadangi privalomos elektroninės sąskaitos-faktūros Latvijos įmonėms įsigalios 2028 m., Ieva ragina įmones pradėti ruoštis jau dabar. Viešojo sektoriaus organizacijos, jau naudojančios elektronines sąskaitas-faktūras, tris kartus sumažino dokumentų skaitmeninimo išlaidas, o privačios įmonės gali pasiekti panašios naudos.

Ką „Fitek“ gali automatizuoti?

„Fitek“ centralizuoja visus gaunamus finansinius dokumentus, įskaitant:

• PDF sąskaitas faktūras
• nuskaitytas sąskaitas faktūras
• Nufotografuotus kvitus
• E-sąskaitas
  

Popierinės ir PDF sąskaitos faktūros automatiškai konvertuojamos į struktūrizuotus elektroninius duomenis, užtikrinant visapusišką automatizavimą.

Įmonės naudoja „Fitek“ šių procesų automatizavimui:

• Sąskaitų patvirtinimo procesus
• Apskaitos įrašus
• Išlaidų ataskaitų apdorojimą
• Pirkimo užsakymų valdymą
  

Įmonės paprastai sumažina buhalterių kasdienį rankinį darbą 70–80 %, todėl finansų komandos gali sutelkti dėmesį į vertingesnes užduotis.

Papildomos funkcijos:

• Automatizuoti apskaitos įrašai, pagrįsti iš anksto nustatytomis taisyklėmis.
• IBAN patikrinimas, kuris pažymi sąskaitas faktūras, kurių banko sąskaitos skiriasi nuo tiekėjo registruotos sąskaitos.
• „FitekAI“, kuri mokosi iš ankstesnių apskaitos duomenų ir siūlo tikslius įrašus, kurie laikui bėgant tampa vis geresni.
• Mobilus išlaidų valdymas, leidžiantis darbuotojams pateikti kvitus ir išlaidų ataskaitas tiesiogiai iš „Fitek“ mobiliojo programėlės.

Peržiūrėkite, kaip Ieva Gaile ir Ojārs Dāvis Zondaks pristato pranešimą „Automatizavimas, kuris atsiperka“ renginio „Excellent Customer Day“ metu čia.