Pirkimo sąskaitų valdymas

 

Verslo įmonėms, per mėnesį gaunančioms 100 ar daugiau sąskaitų iš tiekėjų, verta pagalvoti apie šių sąskaitų tvarkymo proceso automatizavimą.  Kodėl? Paskaičiuokite, kiek laiko sugaištama, kol gautas sąskaitas peržiūri ir patvirtina visi atsakingi asmenys? Kiek sąskaitų „nusėda“ stalčiuose ir buhalterį pasiekia pavėluotai? Kiek sąskaitų yra netikslios, neatitinkančios užsakymo, ir kiek tokių sąskaitų Jūsų įmonė apmoka? Šie klausimai tampa nebeaktualūs, kai pirkimo sąskaitų tvarkymo procesas automatizuojamas pasitelkus pažangų IT sprendimą FitekIN.

 

Efektyvus sprendimas – procesų automatizavimas

Mes siūlome pažangų IT sprendimą FitekIN, kurį naudodamos įmonės automatizuoja pirkimo (įeinančių) sąskaitų faktūrų tvarkymo procesą nuo pat sąskaitos gavimo iki apmokėjimo, tokiu būdu užtikrindamos geresnę proceso kontrolę, skaidrumą, kokybę ir efektyvumą.

Pirkimo sąskaitų automatizavimo sprendimą Jūsų įmonei galime teikti dviem būdais: kaip prenumeruojamą paslaugą, pasiekiamą per interneto naršyklę (SaaS – Software as a Service) arba įdiegti Jūsų įmonės IT infrastruktūroje. Pastaruoju metu įmonės dažniau renkasi ne pačios plėtoti savo IT ūkį, o pirkti IT sprendimus kaip paslaugą iš patikimų ir kvalifikuotų tiekėjų. Pasirinkus naudoti sprendimą kaip prenumeruojamą paslaugą, Jūsų įmonei nereikės diegti programinės įrangos, rūpintis jos palaikymu, saugumu ir kitais dalykais, kurie daug kainuoja ir atitraukia dėmesį nuo pagrindinės veiklos. Visais šiais dalykais pasirūpinsime mes.

 

Pagrindinės FitekIN sprendimo funkcijos

Visas sąskaitos patvirtinimo procesas ir jo monitoringas

Lanksti integracija su ERP ir kitomis įmonės vidinėmis sistemomis

Automatizuotos vidinės kontrolės:

  • Sąskaitų patikra su tiekėjų sutarčių sąlygomis
  • Pirkimo užsakymų sistemos duomenų sulyginimas su gauta sąskaita
  • Sąskaitos tvirtinimas pagal įgaliojimus ar limitus
  • Kaštų išskaidymas ir apskaitos įrašų kūrimas vartotojo lygmenyje
  • Sistemoje atliktų veiksmų registravimas

Sąskaitų skaitmeninimas:

  • Saskaitų elektroninis archyvas
  • Greita sąskaitos paieška
  • Duomenų eksportas analizei

Privalumai Jūsų įmonei:

– Skaidrumas ir kontrolė. Automatizuotas procesas leidžia stebėti bei kontroliuoti visą sąskaitos kelią nuo akimirkos, kai ji pasiekia Jūsų įmonę iki apmokė Visas sąskaitos kelias sistemoje yra stebimas, kiekvienas atliktas veiksmas yra užregistruojamas. Jūsų tiekėjai gali būti užsienio ar

Lietuvos įmonės, sąskaitas apmokėjimui galite priimti vienos įmonės ar įmonių grupės mastu. Su mūsų IT sistema visuomet žinosite, kur yra kiekviena sąskaita ir koks jos statusas.

– Mažesnės sąnaudos – įvairių tyrimų duomenimis, automatizavus procesą, bendrosios jo sąnaudos sumažėja nuo 40 iki 55 proc. Kartu įmonė patiria minimalias technologijos išlaikymo sąnaudas, nes mūsų siūlomo IT sprendimo sprendimo nereikia diegti – jis veikia internete kaip debesijos (Cloud) paslauga ir yra tiesiog prenumeruojama, o sistemos palaikymu, saugumu bei nuolatiniu atnaujinimu pasirūpiname mes.

– Proceso greitis ir patogumas – visiškai eliminuojamas fizinis sąskaitų judėjimas įmonės viduje.  Net jeigu gaunate popierines sąskaitas, galite į sistemą įvesti jų skenuotas kopijas arba šią užduotį patikėti mums. Visą sąskaitų informaciją pasieksite prisijungę prie sistemos (tai galite padaryti ir mobiliuoju telefonu), kuri turi itin patogią, vieno langelio principu pagrįstą vartotojo sąsają. Apie neperžiūrėtas, nepatvirtintas sąskaitas atsakingiems asmenims el.paštu bus išsiųsti priminimai.

– Greitas atsipirkimas. Patiems tokią sistemą susikurti, įsidiegti ir ją prižiūrėti būtų labai brangu. Tuo tarpu mes esame šioje srityje besispecializuojanti įmonė, Jums pateikianti laiko patikrintą, standartizuotą sprendimą, pagrįstą gerąja tarptautinių kompanijų finansinių procesų valdymo praktika.

– Lankstumas – mūsų sprendimas yra lengvai integruojamas su visomis įmonių naudojamomis apskaitos ir verslo valdymo sistemomis,turi eksporto, importo modulius, leidžiančius sistemoms „bendrauti“ ir keistis duomenimis. Tad sprendimą lengvai pritaikysime, kad jis geriausiai atitiktų Jūsų  poreikius.

Klientai apie mus

Tiekėjai kas mėnesį mums pateikia apie 600 sąskaitų, todėl ieškojome būdo, kaip tokį finansinių dokumentų srautą tvarkyti efektyviau. Juk kiekviena sąskaita turi būti patikrinta, priskirta kaštu centrui, vizuojama ir perkelta į apskaitos sistemą. „Fitek“ pasiūlyta sistema mums tapo maloniu atradimu. Visą sąskaitų tvirtinimo ciklą valdome ir matome kompiuterio ekrane, galime pagal aktualius pjūvius filtruoti duomenis, sąskaitų tvarkymo procesas yra žymiai patogesnis, spartesnis, o kartu visiškai skaidrus ir kontroliuojamas.

Tatjana Potrebko, UAB „Cramo“ vyr. buhalterė

Įmonės darbuotojai patenkinti FitekIN sprendimu, nes dokumentų apdorojimui sugaišta mažiau laiko nei anksčiau, visada gali sistemoje rasti ankstesnį dokumentą, taip pat jaučiasi atsakingi ir svarbūs savo padalinių kaštų kontroliavimo procese. Buhalterijos darbuotojai taip pat patenkinti, nes sutrumpėjo duomenų įvedimo į įmonės sistemą laikas.

Daiva Kotienė, „Ecoservice“ finansų direktorė