12.05.2018

Kodėl derinti e. sąskaitas kartu su EDI naudinga?

Pataria Fitek LT pardavimų vadovas Ainas Arust

Nors jau seniai daug kalbama apie apskaitos ir kitų dokumentų „elektronizavimą“, „paperless“ biurą, dažnai į skaitmeninę erdvę įmonės perkelia tik dalį įmonės apskaitos dokumentų.

Tarkime, įmonė naudoja EDI (elektroninių duomenų mainų) sprendimą užsakymų, prekių sąskaitų-faktūrų gavimui ir archyvavimui, tačiau išlaidų (pirkimo) sąskaitas gauna ir tvarko popierines. Tuomet prekių sąskaitos į apskaitos sistemą patenka automatiškai, tačiau pirkimo sąskaitų duomenis reikia įvesti rankomis. Ne tik įvesti, bet ir paskirstyti išlaidas pagal kaštų centrus. Tai reiškia ir du atskirus archyvus: elektroninį prekių sąskaitoms ir popierinį pirkimo sąskaitoms. Žinoma, galima popierines sąskaitas skenuoti, tačiau tai – papildomas darbas ir sąnaudos.

Jei 90 proc. dokumentų apdorojami elektroniniu būdu, įmonei vis tiek prireikia darbuotojo ar kelių likusių 10 proc. popierinių ar PDF dokumentų tvarkymui (taip, PDF nėra tikrosios e. sąskaitos, kurių duomenimis įmonių sistemos galėtų keistis be žmogaus įsikišimo). Kitaip tariant, net nedidelė  įmonėje likusi popierinių ar PDF sąskaitų dalis kainuoja neproporcingai daug ir neleidžia pasiekti reikšmingo efektyvumo. Todėl daugelis įmonių ir nepajunta skaitmeninimo naudos.

Peršasi logiškas sprendimas – prikimo ir pardavimo sąskaitas, važtaraščius, priėmimo aktus ir kitus dokumentus tvarkyti elektroninėje erdvėje. Tokiu atveju nebereikia duomenų įvesti rankomis, sumažėja žmogiškųjų klaidų galimybė, nebereikia dokumentų spausdinti, o biure vietoje erdvės popierinių dokumentų archyvui galite įrengti bent keletą darbo vietų ar poilsio zoną.

O kaip tą padaryti, jei iš verslo partnerių gaunate ne tik elektroninius, bet ir popierinius ar PDF formato dokumentus?

Viena paprasčiausių ir efektyviausių išeičių – nukreipti visą gaunamų dokumentų srautą specializuotų paslaugų teikėjui, kuris dokumentus, nepriklausomai nuo to, kokiu pavidalu jūsų verslo partneriai juos siunčia, pateiks jums tinkamu elektroniniu formatu. Tai ir yra tikrasis suskaitmeninimas, atveriantis įmonei efektyvumo ir taupymo galimybes: dokumentus gausite jūsų įmonės programinei įrangai suprantama „kalba“, todėl ji galės duomenis apdoroti be žmogaus įsikišimo. Laiko sąnaudas mažins ir galimybė bet kuriuo metu reikiamus dokumentus lengvai rasti pasinaudojus paieškos funkcija.

Tą patį principą galite pritaikyti ir savo partneriams ar klientams siunčiamų dokumentų valdymui. Sukūrę dokumentus savo įmonės verslo valdymo sistemoje, perduokite failus specializuotų paslaugų teikėjui. Šis pasirūpins duomenų konvertavimu ir pateiks jūsų partneriams ar klientams, kad ir kokius skirtingus dokumentų formatus ar gavimo kanalus jie naudotų. Net jei tarp jūsų klientų yra teikiančių prioritetą popierinėms sąskaitoms, būtent tokiu formatu jos ir bus pateiktos. Tačiau jums nereikės rūpintis nei spausdinimu, nei vokavimu, nei pristatymo logistika. Popierių kaip dokumentų laikmeną galėsite pamiršti.

Idealu, kai visas išvardytas galimybes gali pasiūlyti vienas tiekėjas. Fitek būtent toks ir yra. Mes vieninteliai Baltijos šalyse teikiame kompleksinius išeinančių, įeinančių sąskaitų tvarkymo ir elektroninių duomenų mainų sprendimus. Be to, galime suskaitmeninti ne tik apskaitos dokumentus, bet ir kitus – sutartis, anketas, apklausų blankus ir pan. Visi jie užsakovams pateikiami patogiame naudoti elektroniniame archyve, užtikrinant atitiktį Lietuvos Respublikos ir ES teisės aktams.

Skaitmeninimas – nebe ateitis, o būtinybė. Dar neteko sutikti kliento, kuris gailėtųsi sprendimo popierių ir rankinį darbą iškeisti į skaitmeninius duomenis ir procesus. Jei abejojate, ar išties verta, kviečiu pokalbiui.

 

„Fitek“ įmonių grupė tapo vienos iš pirmaujančių Europoje finansinių technologijų („fintech“) kompanijos UnifiedPost Group dalimi.

Sužinokite daugiau

E. sąskaitų ir kitų finansinių dokumentų automatizuoto valdymo sprendimus teikiančios Fitek grupės apyvarta 2018 m. pasiekė 21.5 mln. eurų ir buvo 60 proc. didesnė nei 2017 m., kuomet grupės apyvarta siekė 13.5 mln. eurų.

Sužinokite daugiau

Fitek žengia į Jungtinę Karalystę - šioje šalyje ji įsteigė įmonę ir įregistravo pirmuosius jos darbuotojus.

Sužinokite daugiau