22/02/2017

Elektroninių sąskaitų faktūrų valdymo iššūkius sprendžia debesija

Prognozuojama, kad Europos Sąjungoje elektroninių sąskaitų skaičius šiemet išaugs 13 procentų. Tai lemia į valstybių teisę perkeliamos nuostatos dėl privalomojo e. sąskaitų faktūrų naudojimo bei įmonių siekis mažinti išlaidas efektyvinant procesus.

Šį straipsnį galite skaityti ir portale VZ.lt

Finansinių technologijų bendrovės „Fitek LT“ vertinimu, daugelis Lietuvos vidutinių ir stambių įmonių gautų sąskaitų tvarkymui kas mėnesį sugaišta mažiausiai 170 valandų grynojo darbo laiko. Brangstant darbo jėgai, įmonės dairosi sprendimų, kurie šį procesą paspartintų ir sumažintų dėl žmogiškųjų klaidų ar piktnaudžiavimo patiriamus nuostolius.

Verslo konsultacijų bendrovės „Civitta“ duomenimis, automatizuoti sąskaitų tvarkymo procesus norėtų 70 proc. Lietuvos įmonių. Vis dėlto šiandien kol kas verslininkams dar trūksta informacijos apie rinkoje egzistuojančius technologinius sprendimus. Kitas populiarus mitas – kad jie itin brangūs.

Kitąmet veiklos dvidešimtmetį minėsiančios UAB „Fitek LT“ vadovas Audrius Kirklys sako, kad debesijos sprendimai automatizuotą sąskaitų valdymą padarė prieinamą bet kokio dydžio įmonėms. Debesų kompiuterijos dėka sąskaitų valdymo sistemą šiandien galima užsiprenumeruoti kaip paslaugą ir visai nebūtina kurti patiems ar įdiegti į turimą kompanijos programinę įrangą.

Prenumeruoti paslaugą racionaliau nei plėsti savo IT ūkį

„Mūsų vertės pasiūlymas – standartizuoti, su visomis rinkoje naudojamomis gamintojų apskaitos ir verslo valdymo sistemomis suderinami sprendimai, padedantys įmonėms itin paprastai valdyti gautas sąskaitas faktūras“ – sako A. Kirklys.

Gautos sąskaitos po įmonę keliauja ne fiziniu pavidalu, o virtualioje sistemoje, kurioje matomas visas sąskaitos kelias, statusas, jos atitikimas užsakymui, sutartyje tiekėjams numatytiems limitams ir kita aktuali informacija.

Dauguma „Fitek LT“ klientų, pasiryžę išbandyti prenumeruojamą debesijos sprendimą, akivaizdžiai įsitikina jo pranašumu ir pajunta realią ekonominę naudą: dingsta poreikis diegti brangius tarptautinių tiekėjų verslo valdymo sistemų funkcijų papildinius, išlaikyti visą susijusią IT infrastruktūrą. Prenumeruojant paslaugą patiriami nedideli įėjimo kaštai, neprisiimami ilgalaikiai įsipareigojimai, mokama už apdorojamų dokumentų kiekį.

Pasak „Fitek LT“ vadovo, diegti programinę įrangą ar kurtis papildomas funkcijas brangiose dokumentų valdymo ar apskaitos sistemose įmonei neretai rizikinga ne tik dėl patiriamų kaštų, bet dėl patirties bei kompetencijų trūkumo.

„Žinome ne vieną atvejį, kai įmonė programinės įrangos tiekėjui netiksliai suformulavo technines užduotis ir gavo ne tokį sprendimą, kokio tikėjosi. Paslaugų prenumerata leidžia įgauti patirties, išsigryninti poreikius ir nuspręsti, kaip veikti ilgalaikėje perspektyvoje,“ – tikina p. Kirklys. Jis neslepia, kad kai kurios įmonės prieš išmėgindamos „Fitek LT“ paslaugas iškart pareikšdavo, jog siūlomais sąskaitų tvarkymo sprendimais naudosis tik laikinai – tam kad geriau suprastų procesą ir savo vidinius poreikius. Visgi dauguma jų vėliau tapo nuolatinėmis bendrovės klientėmis.

Prioritetas – duomenų saugumas

Įmonės, siekiančios efektyvumo, „Fitek LT“ patiki visą sąskaitų logistikos grandinės priežiūrą – gautų popierinių ar el. būdu gaunamų sąskaitų skaitmenizavimą, konvertavimą į įmonei tinkamus formatus ir automatinį eksportavimą į apskaitos sistemas, sąskaitų teikimą klientams įvairiausiais formatais ir kanalais, e. archyvo sudarymą bei priežiūrą.

„Bene pagrindinis klausimas, kurį girdime iš klientų, yra duomenų saugumas. Suprasdami, kad tai itin jautri sritis, saugumui skiriame išties didelį dėmesį: investuojame į duomenų apsaugą įvairiuose lygmenyse, kasmet atliekame veiklos bei procesų auditus, sulaukiame nepriklausomų ekspertų, kuriuos pasitelkia mūsų klientai – tarptautinės įmonės. Visa tai padeda ir mums, ir klientams jaustis užtikrintai dėl konfidencialių duomenų apsaugos,“ – sako p. Kirklys.

Padeda „susikalbėti“ sistemoms ir duomenų formatams

Praėjusių metų rudenį Lietuvoje įsigaliojo prievolė duomenis apie PVM sąskaitas faktūras VMI teikti per i. SAF posistemį, o iki 2018 m. pabaigos visos šalys narės turės užtikrinti, kad viešuosiuose pirkimuose būtų naudojamos elektroninės sąskaitos faktūros.

Kiekvienas toks pokytis kelia galvos skausmą įmonių IT ir finansų skyriams, tačiau ir šiuo atveju į pagalbą galima pasitelkti trečiąją šalį, pasirūpinančia duomenų pateikimu reikiamu formatu. „Mūsų siūlomas technologinis sprendimas įmonėms leidžia neinvestuojant į pakeitimus savo sistemose lengvai pateikti duomenis apie e. faktūras ir važtaraščius VMI tinkamu formatu,“ – teigia p. Kirklys.

Panašius iššūkius bendrovė padeda spręsti ir tarptautinių viešųjų konkursų skelbėjams bei dalyviams. Šių metų sausį „Fitek LT“ tapo Europos Sąjungos e. viešųjų pirkimų tinklo PEPPOL sertifikuota prieigos tiekėja. PEPPOL tinklas ES šalių perkančiosioms organizacijoms ir tiekėjams suteikia galimybę keistis standartizuoto elektroninio formato dokumentais ir taip sumažinti kaštus, procedūrines išlaidas bei išvengti dalyvavimo viešuosiuose konkursuose barjerų. PEPPOL naudojasi apie 160 000 viešuosius pirkimus vykdančių ES perkančiųjų organizacijų bei tiekėjų.

„Fitek Group“, pirmaujanti Baltijos ir Europos finansų technologijų ir e. sąskaitų–faktūrų sprendimų teikėja, dalyvaus didžiausiame Europos finansų technologijų renginyje „Money 20/20 Europe“ – 2019 m. birželio 3–5 d., Amsterdame, Nyderlanduose. „Money 20/20“ renginyje susitinka mokėjimų, finansų technologijų ir finansų paslaugų bendruomenės, kad užmegztų ryšius ir kurtų finansų paslaugų pramonės ateitį.

Sužinokite daugiau

2019 m. gegužės 21 d. išleistoje „Billentis“ ataskaitoje „2019 – 2025 m. elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas“ pateikiama informacija apie pasaulines elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo, adaptavimo, analizavimo ir statistikos tendencijas, taip pat nagrinėjamos naujos technologijos bei siūlomos pagrindinės plėtros kryptys.

Sužinokite daugiau

Kartu su partneriais „Softera Baltic“ kviečiame į internetinį seminarą 2019 m. gegužės 21 d. 11:00 val.

Sužinokite daugiau