03/04/2018

Elektroniniai duomenų mainai – nebe terra incognita

„Nauja darbo kokybė - užsakymus įvykdome greičiau ir tiksliau, atlaisviname darbuotojus nuo beprasmio rutininio rankinio darbo“, – apie įmonėje įdiegtą elektroninių duomenų mainų (EDI, angl. Electronic data interchange) sprendimą kalba prekybos tinklo „Žalia stotelė“ įkūrėjos UAB Agrofirma „Sėklos“ generalinis direktorius Ramūnas Ažukas.

Pasak jo, automatizuoti keitimosi užsakymų informacija ir susijusiais dokumentais procesą paskatino mažmeninių prekybos tinklų plėtra, informacinių technologijų augančios galimybės ir siekis optimizuoti procesus. „Tiek mes, tiek kiti prekybininkai seniai prie elektroninių duomenų mainų technologijos ragina prisijungti tiekėjus. Nauda abipusė, nes procesai tampa efektyvesni – nei tiekėjui, nei mums nereikia rankiniu būdu įvedinėti duomenų. Pateikus užsakymą, jis automatiškai importuojamas į mūsų apskaitos sistemą, kurioje formuojami susiję dokumentai:  prekių atkrovimo nurodymai, važtaraščiai, o remiantis šiais – sąskaitos faktūros“ sako Ramūnas Ažukas.

Elektroninių duomenų mainai yra technologinis sprendimas, padedantis prekybos partneriams keistis komerciniais dokumentais elektroniniu būdu. Duomenų apsikeitimas vyksta tarp tiekėjo ir pirkėjo verslo valdymo sistemų, o žmogus įsikiša minimaliai, tik ten kur būtina, pvz., patikrina, ar  krovinys faktiškai atitinka užsakymo ir važtaraščio duomenis.

Tokie sprendimai aktualiausi įmonėms, dirbančioms su daugybe užsakymų, valdančioms prekių ir atsargų sandėlius: didmeninės ir mažmeninės prekybos įmonėms, logistikos ir transporto, gamybos bendrovėms, viešbučiams, restoranams.

Dažniausiai EDI procese tiekėjas ir pirkėjas automatizuotu būdu keičiasi užsakymais ir PVM sąskaitomis-faktūromis. Tačiau didesnio tiekimo grandinės efektyvumo siekiantys rinkos dalyviai jau taiko pažangesnį, vadinamąjį „4 dokumentų procesą“, kurio metu prie užsakymų ir sąskaitų prisideda krovinio važtaraščio ir prekių gavimo patvirtinimo dokumentai. Įdiegus tokį EDI sprendimą, važtaraščiai atsiejami nuo sąskaitų faktūrų – pastarosios išrašomos tik gavus patvirtinimą apie pristatytas prekes ir jų kiekį. Taip užtikrinamas gautų sąskaitų atitikimas faktiniam pristatytų prekių kiekiui, išvengiama sąskaitų perrašinėjimo jas tikslinant.

Atsiveria papildomos galimybės

Audrius Kirklys, didžiausios Lietuvoje e. sąskaitų operatorės Fitek LT, teikiančios EDI sprendimus, vadovas, sako, kad automatizavus užsakymų valdymo procesą, nesunkiai galima patobulinti ir kitus dokumentų valdymo procesus.

„EDI galima integruoti su kitais elektroninio duomenų apdorojimo sprendimais – operatyviai pateikti dokumentus faktoringo įmonei ar valstybiniams registrams, tokiems kaip i.VAZ ar Registrų centro E. Sąskaita“, – privalumus vardija Audrius Kirklys.

Vienas iš naudojimosi platesnėmis galimybėmis pavyzdžių – automatinis duomenų pateikimas i.VAZ, kuriuo naudojasi degalinių tinklas Circle K. „Siekiame kuo efektyviau valdyti taros grąžinimo tiekėjams iš parduotuvių procesą ir duomenų pateikimą VMI per i.VAZ“, –- pritaria Circle K mažmeninės prekybos procesų vadovas Laurynas Mickevičius.

Pasak jo, įdiegus elektroninių duomenų mainų sprendimą, buvo išspręsta anksčiau iššūkių kėlusi duomenų, reikalingų važtaraščiams išrašyti, operatyvaus pateikimo problema: „Prekes pristato ne patys tiekėjai, o logistikos bendrovė. Pagal reikalavimus, duomenys į i.VAZ turi būti  pateikiami prieš išvažiuojant iš pakrovimo vietos, o jei rankiniu būdu suvedinėtume kiekvieno automobilio, maršruto ir vairuotojo duomenis, sugaištume daug laiko ir būtume priversti užlaikyti automobilius. Kartu su partneriais radome būdą, kaip tokius duomenis surinkti elektroniniu būdu, iškart suformuoti reikiamą važtaraštį ir automatiškai jį persiųsti į i.VAZ sistemą“.

Ant vertės svarstyklių – verslo procesų pokytis ir naudos

„EDI ne tik gerokai paspartina keitimosi prekybiniais dokumentais ir logistikos procesus, bet ir sumažina tiekimo bei apskaitos sąnaudas, klaidų rizikas, didina proceso skaidrumą, nes elektroninėje erdvėje užtikrinamas kiekvienos operacijos atsekamumas“, – sprendimo automatizuoti duomenų apsikeitimo procesą naudas pabrėžia Fitek atstovas.

Pasak jo, tiekėjams ar gamintojams prisijungti prie EDI nėra brangu. Sprendimo diegimo ir palaikymo kaštai paprastai atsiperka greičiau nei per metus, tačiau įmones labiau nei nepakankami vidiniai IT resursai ar papildoma eilutė biudžete pristabdo pokyčio baimė.

„EDI – tai ne IT sprendimas, o verslo proceso pokytis. Paprastai su užsakymų priėmimu, važtaraščių ir sąskaitų išrašymu susiję procesai pagrįsti tradiciniu mąstymu, kur popierius ir rašiklis yra tarsi duotybė“,–- sako Audrius Kirklys. –Netgi el. paštu gautas sąskaitas dažna įmonė vis dar atspausdinta ir neša pasirašyti atsakingiems asmenims, nors tiek IT sprendimai, tiek teisinė bazė leidžia viską atlikti vien tik elektroninėmis priemonėmis. Lietuvos šimtmečio proga skaitmenizuotis kviečiu visas įmones, ne tik valstybinio sektoriaus.

Visgi, tiems, kas pasiryžta popierių ir sugaištą laiką iškeisti į realiuoju laiku vykstančią verslo komunikaciją, dideliu pagalbininku gali tapti EDI operatorius, kuris padeda išspręsti  sistemų ir dokumentų formatų suderinamumo klausimus. Net pagrindiniai EDI flagmanai – didieji prekybos tinklai – yra linkę ne patys tiesiogiai keistis duomenimis su daugybe skirtingų tiekėjų, o veikti per operatorius.

 

Tradicinis procesas vs EDI procesas

Tradicinis procesas:

Užsakovas (dažniausiai – mažmeninės prekybos, viešbučių ar restoranų tinklas) el. paštu siunčia užsakymą tiekėjui.

Tiekėjas siunčia  prekes, popierinį  važtaraštį ir popierinę PVM sąskaitą-faktūrą užsakovui.

Užsakovas įvertina krovinį, suformuoja  neatitikimų aktą ir siunčia tiekėjui debetinę sąskaitą.

Tiekėjas pardavėjui siunčia naują PVM sąskaitą faktūrą.

Šio proceso trūkumai:

  • Sugaištama daug laiko
  • Didelė klaidų dėl žmogiškojo faktoriaus tikimybė
  • Patiriami kaštai dėl rankinio darbo ir popierinių dokumentų apdorojimo bei saugojimo

EDI procesas:

Užsakovas automatiškai pateikia užsakymą iš savo verslo valdymo sistemos į tiekėjo sistemą.

Tiekėjo sistema užsakovo sistemai atsiunčia el. važtaraštį.

Užsakovas gautas prekes patvirtina el. būdu. Jei fiksuojamas neatitikimas tarp faktinio kiekio ir to, kuris nurodytas važtaraštyje, formuojamas elektroninis neatitikimo aktas, dokumentai pasirašomi e. parašu.

Gavus prekių priėmimo patvirtinimą, tiekėjo sistema suformuoja el. PVM sąskaitą – faktūrą.

E. sąskaita automatiškai patenka į e. archyvą

 

Pavadinimas keičiamas sėkmingai įgyvendinant įmonių tarpusavio integracijos procesą, prasidėjusį 2018-ųjų pradžioje, kai UAB „Fitek LT“ įsigijo kontrolinį SIS akcijų paketą.

Sužinokite daugiau

„Fitek“ pristatė Europos elektroninių sąskaitų portalą „InvoiceGate.com“, kuriame mažos ir vidutinio dydžio įmonės paprastai ir skaidriai gali siųsti bei gauti sąskaitas. Elektroninių sąskaitų portalas yra technologiškai pažangi ir šiuolaikiškai atrodanti platforma. Joje vartotojai gali siųsti ir gauti elektronines sąskaitas vietoje bei per Europos tinklą „PEPPOL“. Elektroninių sąskaitų portalas Estijoje pradėjo veikti 2019 metais.

Sužinokite daugiau

„Fitek Group“, pirmaujanti Baltijos ir Europos finansų technologijų ir e. sąskaitų–faktūrų sprendimų teikėja, dalyvaus didžiausiame Europos finansų technologijų renginyje „Money 20/20 Europe“ – 2019 m. birželio 3–5 d., Amsterdame, Nyderlanduose. „Money 20/20“ renginyje susitinka mokėjimų, finansų technologijų ir finansų paslaugų bendruomenės, kad užmegztų ryšius ir kurtų finansų paslaugų pramonės ateitį.

Sužinokite daugiau