04.21.2017

Ar Lean principai pritaikomi pirkimo sąskaitų tvarkymo procese?

Terminas Lean jau senokai tapo kasdienio verslo žargono dalimi. Sunku rasti vadovų, kurie bent pusę ausies nebūtų girdėję apie Lean teikiamas vertes. Tačiau ar teko girdėti apie šios efektyvumo sistemos principų taikymą ne gamybos ar klientų aptarnavimo srityje? Tvarkant sąskaitas ..?

Audrius Kirklys, Fitek LT vadovas

Taip, tvarkant sąskaitas! Nors Lean metodika pirmiausia buvo kurta gamybos pramonei, ją galima pritaikyti ir pirkimų bei apmokėjimų (angl. P2P, purchase to pay) procese.

 

Lean esmę geriausiai nusako du pagrindiniai principai: nuolatinis tobulėjimas ir nereikalingų veiklų ar resursų, dar vadinamų švaistymais, šalinimas. Pagal Lean, skaičiuojamos net 8 švaistymų rūšys – Transportavimo, Inventoriaus, Judėjimo, Laukimo, Perprodukcijos, Perteklinių procesų, Defektų ir Nepanaudotų žinių bei kompetencijų. Pažvelkime, kaip jie atsiranda pirkimų ir apmokėjimų procese.

Transportavimo nuostoliai atsiranda sąskaitas siuntinėjant tarp tvirtintojų. Kuo daugiau tvirtintojų (yra organizacijų, kuriose kiekvieną sąskaitą tvirtina 5-10 ar net daugiau žmonių), tuo ilgesnis sąskaitos kelias, didesnė tikimybė, kad sąskaita „nusės stalčiuje“ ar pasimes, išaugs pradelstų mokėjimų skaičius, vėluosite uždaryti finansinį laikotarpį.

Nereikalingas judėjimas atsiranda, kuomet ieškome sąskaitų dokumentų, gabename jas į kitame pastato aukšte (ar net kitame mieste) įsikūrusį įmonės padalinį.

Laukimo nuostoliai susidaro, kuomet laukiame tvirtintojų parašų, kad galėtume tęsti procesą. Pamėginkite įvertinti, kiek gautų sąskaitų šiuo metu yra „kabančios“ ir laukia veiksmo, kad jų statusas būtų pakeistas į „perduota tvirtintojui“, „perduota apmokėjimui“ ir, galiausiai, į „apmokėta“?

Pertekliniai procesai – tai nereikalingos procedūros. Ar tikrai reikia sąskaitas pasirašyti rankomis, o ne el. būdu? Ar tikrai turėtų būti toks didelis tvirtintojų skaičius? Ar tikrai gautą el. paštu sąskaitą reikia atspausdinti, rankomis pasirašyti, po to – nuskenuoti ir įkelti į sistemą, dar papildomai jos duomenis suvedant rankiniu būdu? Ar sąskaitos duomenis su užsakymo bei sutartyse numatytų limitų duomenimis negalėtų būti tikrinami automatiškai?

Defektai – tai neteisingai į apskaitos sistemą įvesti sąskaitų duomenys ir iš to kylantys nesusipratimai, konfliktinės situacijos ar labai konkrečią skaitinę reikšmę įgavę finansiniai nuostoliai.

Nepanaudotos žinios ir kompetencijos atsiranda, kuomet neišnaudojate savo darbuotojų potencialo, nes jie atlieka rutininius techninio pobūdžio veiksmus, kurie nedidina vertės nei jūsų įmonei, nei klientams.

Štai visa eilė švaistymų pagal Lean, kuriuos galėtumėte nesunkiai sumažinti.

Visų pirma, rekomenduotume įmonėms kuo daugiau atsisakyti rankomis atliekamų sąskaitų tvarkymo procesų, kuriuose labai dažnos klaidos dėl žmogiškojo faktoriaus. Geriausia yra užsakymus formuoti ir sąskaitas gauti elektroniniu formatu ir turėti sistemas, kurios gebėtų užsakymų ir sąskaitų duomenimis keistis. Tokiu būdu gautos sąskaitos duomenys su užsakymo duomenimis palyginami automatiškai, be žmogaus įsikišimo.

Optimali gautų sąskaitų tvarkymo sistema turėtų būti kuo paprastesnė ir draugiškesnė jos vartotojui, suteikti galimybę stebėti visą sąskaitos kelią ir tvirtintojų atliktus veiksmus, priskirti įmonės darbuotojams skirtingas prieigos teises pagal atsakomybės lygius, gebėti eksportuoti duomenis reikiamais formatais į kitas jūsų įmonės sistemas. Tokiu būdu kasmet sutaupysite tūkstančius valandų darbo laiko, užtikrinsite proceso skaidrumą ir atskaitomybę, išspręsite pradelstų mokėjimų ir finansinio laikotarpio uždarymo terminų problemas.

Rinkoje yra IT sprendimų, kurie padeda įgyvendinti aukščiau pateiktas rekomendacijas. Tačiau pasirinkti tinkamiausią, net ir turint patirties šioje srityje, tikrai nėra lengva. Skiriasi įmonių poreikiai, sprendimų funkcionalumai, suderinamumo galimybės, licencijų, diegimo, priežiūros kaštai ir kiti svarbūs niuansai.

Kadangi atstovauju vieną iš tokių sprendimų teikiančiai įmonei, būčiau nenuoširdus, jei savo nuomonę skelbčiau kaip objektyvią. Todėl nesakysiu, kad Fitekin sprendimas yra geriausias. Verčiau pakviesiu su juo susipažinti, o dar geriau – išmėginti kaip prenumeruojamą debesijos paslaugą be ilgalaikių įsipareigojimų ir rizikos, kad įsigijote ne tai, ko tikėjotės.

Kartu su partneriais „Softera Baltic“ kviečiame į internetinį seminarą 2019 m. gegužės 21 d. 11:00 val.

Sužinokite daugiau

„Fitek“ įmonių grupė tapo vienos iš pirmaujančių Europoje finansinių technologijų („fintech“) kompanijos UnifiedPost Group dalimi.

Sužinokite daugiau

E. sąskaitų ir kitų finansinių dokumentų automatizuoto valdymo sprendimus teikiančios Fitek grupės apyvarta 2018 m. pasiekė 21.5 mln. eurų ir buvo 60 proc. didesnė nei 2017 m., kuomet grupės apyvarta siekė 13.5 mln. eurų.

Sužinokite daugiau